Iniciando un Proyecto con un Software de Automatización de Procesos Mediante iZi – ITS Soluciones SAS

Iniciando un Proyecto con un Software de Automatización de Procesos Mediante iZi

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Definitivamente la actividad más fácil para automatizar procesos consiste en solicitar un demo del software iZi y comenzarlo a emplear mediante la configuración de alguno de los procesos pro forma cargados como plantilla; no obstante, un cambio organizacional, mediante la digitalización de procesos para lograr un enfoque basado por procesos, implica gestionar un proyecto.

El enfoque basado por procesos es un principio fundamental de los sistemas de gestión tanto del sector privado como público. Las normas ISO 9001 e ISO 9004, entre otras, presentan el enfoque basado por procesos como un principio fundamental para garantizar costos más bajos, mejorar el servicio al cliente o al ciudadano y alcanzar mejores estándares de calidad al facilitar la mejora continua al interior de las organizaciones. De igual manera, existe cada vez un mayor interés para enfocar nuestras organizaciones por procesos de forma que se potencialicen los beneficios propios de las tres “C”: comunicación, coordinación y la colaboración, facilitando la gerencia de los procesos a pesar de las dificultades que presentan las estructuras organizacionales para gestionar procesos transversales entre los espacios en blanco del organigrama.

¿Planificación y gestión de un proyecto para automatizar procesos con un software como iZi?

No pretendo realizar una exposición sobre el asunto por cuanto existen numerosos contenidos teóricos y prácticos pero si presentar algunos puntos esenciales de acuerdo con los procesos definidos para la gestión de proyectos, para no fracasar en el intento.

Proceso de inicio:

1. Debe existir un miembro de la organización con suficiente poder y liderazgo que este convencido de los beneficios de la automatización de procesos para que actúe como gerente o patrocinador – “sponsor” del proyecto. Si no cuenta con este líder, mejor no lo intente sin antes convencerlo sobre los beneficios de la automatización de procesos con el software iZi, para lo cual primero solicite un demo y luego preséntele uno de los procesos pro forma cargados como plantilla , previa configuración del mismo para mostrarlo en ejecución.

Si aún no lo convence, mejor no lo intente. El liderazgo es fundamental para lograr los cambios en la cultura organizacional que implica pasar de un trabajo manual o uno basado en la automatización de procesos.

2. Defina un claro alcance del proyecto, no pretenda automatizar en un corto periodo de tiempo una gran cantidad de procesos, pero además, no deje de lado aspectos relacionados con la cultura de su organización.

Proceso de planeación:

3. Resaltaría, entre otros, la importancia de gestionar los riesgos y un plan de comunicaciones.

La gestión de riesgos es fundamental en este tipo de proyecto por cuanto:

  • Existirá una reacción natural al cambio debido a que los empleados tendrán que ejecutar sus procesos bajo un control y trazabilidad de tiempos de respuesta y de calidad, exigiendo que lo que antes era gestionado de manera física – papel, ahora tendrá que ser digital con el empleo del software iZi.
  • Los empleados dirán que ahora les toma más tiempo, que era mas “fácil” antes que ahora, o inclusive solicitarán manuales para ejecutar el proceso automatizado con iZi.
  • La expectativa de tener ganancias rápidas nos debe llevar a seleccionar procesos que faciliten la materialización de las mismas. Fundamental que el dueño del primer proceso a ser automatizado sea un absoluto convencido del proyecto de automatización con iZi; así mismo, que no sea un proceso de alta complejidad por cuanto el tiempo podría ser su gran enemigo.
  • Siempre existirán incrédulos y hasta “enemigos” del proyecto y por ende es imperioso buscar aliados en todo momento para convencer a éstos sobre los beneficios de una gestión por procesos que ahora se facilita con la automatización de los mismos con iZi.

La comunicación será igualmente fundamental para dar a conocer los logros y facilitar un cambio cultural que definitivamente tomará tiempo. Una vez tengan casos de éxito, estos logros deben ser comunicados para concretar más aliados.

Proceso de ejecución:

4. Con el empleo del software iZi, la ejecución de un proyecto de automatización de procesos se facilitará significativamente. El tiempo para obtener resultados es un enemigo pero con iZi seremos su mejor aliado por cuanto es flexible y de muy fácil uso. Clave contar con metas para el corto y mediano plazo, medibles y realizables.

Monitoreo y control:

5. El software iZi hace que el monitoreo y el control sean una realidad constante en su organización, emplee los reportes estándares ofrecidos pero en caso que no sean suficientes, desarrolle reportes personalizados.

6. A futuro presentaremos al mercado un módulo para soportar la gestión práctica de proyectos, por cuanto la gestión de proyectos estaba basada en diferentes áreas de conocimiento pero la base son cinco procesos definidos en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Cierre:

7. Identifique y capitalice las buenas prácticas y los aprendizajes del primer proceso automatizado para obtener mejores resultados en un menor tiempo con el siguiente grupo de procesos a ser automatizados con iZi.

Por todo lo anterior, evite iniciar la automatización de procesos con iZi como resultado de una actividad aislada, y mas bien, emplee un poco de tiempo adicional para planificar y gestionar un proyecto que será recompensando con excelente resultados. Reconozca que el éxito o fracaso de la iniciativa dependerá directamente de los empleados de la organización.

En los siguientes artículos presentaremos contenidos prácticos para facilitar la planificación del proyecto de automatización de procesos con iZi:

I. Levantando datos fundamentales antes de parametrizar iZi: Enfatizaremos en un trabajo de campo previo y evitar llegar a parametrizar iZi con la “hoja en blanco”, además de recalcar la importancia del desdoblamiento de los procesos, evitando confundir actividades con tareas.

II. Creando el proceso y su modelo de datos en iZi: Resaltar la importancia de identificar todos los datos, incluyendo documentos o contenidos, que deben ser gestionados a través de las diferentes actividades que conforman nuestro proceso automatizado con iZi.

III. Modelando el proceso en iZi: Mostrar cómo es posible recrear la gran mayoría de los reglas que regulan los procesos de su organización, con elementos básicos de la notación BPMN (Business process management notation) empleados en el modelador de iZi.

IV. Probando y liberando el proceso automatizado con iZi: La importancia de ejecutar las excepciones del proceso (posibles rutas en la ejecución) para identificar situaciones anormales. Además, resaltar la importancia de definir los datos claves para asegurar un adecuado control y monitoreo del proceso, que nos permitirán construir cuadros de mando (dashboard) por proceso automatizado con iZi.

V. Verificando el desempeño de proceso automatizado con iZi: Enfatizaremos en la importancia de monitorear los procesos con iZi.

VI. Actuando de acuerdo con los resultados de desempeño del proceso automatizado: Resaltar la importancia de mejorar el proceso con base en datos y hechos, para finalmente hacer ajustes y versionar los procesos automatizados con iZi.

Autor:

Eduardo Botero Heron

E-mail: eboteroh@sw.co

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