Modulo Acciones de Mejora

Soporta el registro y seguimiento a los hallazgos por incumplimiento (no conformidades) a las normas y a los planes de mejora como resultados de control al producto no conforme, indicadores, PQR y riesgos, entre otros.

ESTE MÓDULO PERMITE:

Capturar cualquier hallazgo por incumplimiento de algún componente del SGC o identificar cualquier oportunidad de mejora.

Categorizar los hallazgos por tipo, fuente donde se detectó, proceso que afecta, así como los responsables de la gestión del plan de acción y su seguimiento.

Capturar los hallazgos directamente desde los siguientes módulos: auditoría, producto/servicio no conforme, riesgos, indicadores, PQRs. Esta información será enviada de manera automática al módulo de acciones de mejora.

Enviar de manera automática notificación vía correo electrónico al responsable del proceso informándole sobre hallazgo reportado y el plazo establecido para diseñar el plan de mejora (este plazo es controlado por el sistema).

Documentar por parte del responsable del proceso el análisis de causas (puede definir la metodología de análisis que va a utilizar) y definir el plan de acción para atacar estas causas.

Crear cada actividad del plan de mejora la cual debe al menos contener, nombre de la actividad o tarea a realizar, responsable de ejecución, fecha de inicio y de finalización de la tarea y entregable esperado.

Enviar el plan de mejora a aprobación (por parte de un usuario predefinido), para que se realice una verificación y de requerirse se incluyan comentarios relacionados con la conveniencia o no del plan.

Enviar notificaciones de manera automática (una vez validado el plan) a cada uno de los responsables de las tareas del plan, indicándoles las tareas que deben realizar y la fecha de cumplimiento (incluye información adicional como el producto esperado).

Ingresar a cada uno de los responsables de las tareas el avance de su ejecución (en porcentaje) con la posibilidad de ingresar comentarios y/o archivos adjuntos que sirvan como documentación soporte.

Presentar de manera gráfica el avance de cada una de las tareas del plan de mejora y generar un indicador consolidado del avance del plan con base en el nivel de avance de cada una de las tareas.

Generar las siguientes alarmas: 1) cuando la fecha de ejecución de la tarea se haya cumplido y el avance de la misma sea menor al 100% 2) cuando las todas las tareas se hayan cumplido al 100%

Realizar la evaluación para el cierre parcial o definitivo de la no conformidad por parte del usuario responsable que se haya definido.

Agregar más tareas al plan en el momento que se requieran.

Iniciar el flujo de actualización de un documento como resultado de un plan de mejora (se articula con el Módulo de Documentos).

Generar reportes tales como, número de conformidades abiertas, cerradas, abiertas dentro del tiempo de ejecución, abiertas fuera del tiempo de ejecución, cerradas a dentro del tiempo definido, cerradas pero fuera del tiempo definido, no conformidades por proceso, por fuente de detección (todos los reportes pueden ser exportables a un formato de hoja de cálculo).