iZi Funcionalidades

  1. Crear proceso
  2. Diseñar los campos del formulario
  3. Modelar el proceso
  4. Probar el proceso
  5. Publicar el proceso

 

  1. Cree su proceso: Debe incluir nombre, descripción del mismo y algun identificar para que los asuntos, una vez lleguen a las bandejas de entrada de todos los usuarios, puedan ser indentificados – clasificados facilmente.

 

Dado que algunos procesos son iniciados por usuarios externos o iZi, se debe indicar, si aplica, que el proceso que esta siendo automatizado debe ser publicado como de inicio externo.

 

 

  1. Diseñar los campos del formulario: Defina los datos a ser gestionados en el proceso a ser automatizado mediante formularios digitales.

 

La mayoría de los usuarios piensan respecto a los procesos administrativos o de negocio en términos de formularios, por lo anterior hemos desarrollado un modulo de formularios comparable a productos comerciales especializados en el diseño y administración de formularios digitales, garantizando una muy buena usabilidad de tal forma que cualquier persona que use internet, fácilmente podrá usar la funcionalidad de formularios.

En el diseñador de formularios de iZi podemos encontrar diferentes tipos de campos que pueden estar asociados en secciones lo que repercute en formularios ordenados y estructurados. Las características de cada uno de los campos del formulario pueden ser definidas en las actividades que conforman un proceso automatizado como son los casos de campos visibles y estos a su vez de consulta o de creación o modificación.

Los campos se pueden indexar para agilizar las búsquedas de documentos durante o posterior a la ejecución del proceso automatizado.

  1. Modelar el proceso: Cree el flujo de trabajo asociados con el proceso a ser automatizado mediante el empleo de elementos básicos para crear flujogramas

 

  • El workflow de iZi permite modelar de forma flexible, rápida e intuitiva los flujos del proceso que se quieren automatizar. El modelador permite graficar el proceso de manera muy dinámica, puesto que está soportado en funcionalidades de arrastrar y soltar (drag and drop) cada uno de los elementos que van a hacer parte del proceso que se está modelando.

 

  • Permite iniciar un proceso con diferentes opciones como es el caso de:
    Eventos temporales (opcional): Inicia el proceso en una fecha u hora específica
    • Eventos mensaje (opcional): El tercero a través de la página de Internet de la organización, inicia un proceso
    • Evento señal (opcional): La ocurrencia de un evento en un proceso, genera una señal que inicia otro proceso.
    • Eventos simples: Cualquier empleado o grupos de empleados puede iniciar un proceso.

 

  • El módulo del modelador tiene una interfaz amigable e intuitiva la cual se compone de dos áreas: el área de trabajo (diseñador) y el panel de administración que permite tener acceso a los distintos elementos empleados con frecuencia como parte de la notación BPMN. De igual manera el área de trabajo permite modelar libremente, permitiendo realizar acercamiento (zoom in) y alejamiento (zoom out), imprimir el proceso modelado y facilitar la interacción con los grupos o equipos de trabajo, los cuales generan de manera automática los carriles para modelar procesos y asignar de esta forma usuarios que pueden ejecutar las diferentes actividades que conforman el proceso a automatizar.

 

  • Facilita la asociación de formularios y los campos respectivos a las diferentes actividades del proceso modelado.

 

  • Permite la generación automática de documentos o correos electrónicos o mensajes de texto, mediante elementos tipo mensaje emisor configurados como parte del modelamiento del proceso (opcional).

 

  • Modele todo tipo de rutas requeridas mediante las funcionalidades de las compuertas implementadas en nuestro motor workflow (lagunas compuertas son opcionales).

 

  • Asociar tiempos de respuesta para implementar acuerdos de niveles de servicio a nivel de actividades y de todo el ciclo de tiempo de ejecución del proceso, e igualmente soportar el motor de alertas de iZi.

 

 

  1. Pruebe el proceso creado y realice ajustes en caso que sea necesario antes que quede automatizado en iZi

 

Una vez el proceso ha sido automatizado con iZi, puede realizar varias ejecuciones, para probar las diferentes posibles rutas (reglas de negocio) e identificar comportamientos no deseados.

 

Realice los ajustes, en caso de ser requeridos, y elimine las pruebas realizadas.

 

  1. Finalmente, publique el proceso para que puede ser ejecutado en tiempo real por todos los usuarios asociados

 

 

Con iZi mantiene una absoluta trazabilidad de los procesos automatizados, notifica a los participantes de sus procesos para que gestionen sus tareas asignadas y tenga seguimiento sobre el desempeño de los procesos en tiempo real

 

  1. Ejecución: Ejecute su proceso que ha sido modelado, aprobado y automatizado con hacer simplemente un clic.

  • Provee a los usuarios participantes de los procesos automatizados con iZi, una bandeja de entrada con los asuntos pendientes con funcionalidades para filtrar y administrar una lista de asuntos pendientes de acuerdo con su criticidad, por ejemplo, tiempo límite para incumplir el tiempo asociado con una actividad o con todo un flujo de proceso.
  • La bandeja de entrada permite con un solo clic acceder a la actividad asignada para gestionarla, mostrando la bitácora sobre actividades previas.
  • Notifica automáticamente a los participantes de un proceso sobre asunto asignados.
  • Permite asignar asuntos de personas o grupos o equipos de trabajo, basado en roles y reglas previamente definidas
  • iZi maneja estados bajo la simbología del semáforo, facilitando la administración de prioridades y fechas límites para gestionar asuntos, y por ende repercutiendo en una mayor probabilidad de cumplimiento en los acuerdos de niveles de servicio.
  • Facilita la colaboración (Formulario de solicitud) con la parte interesada para solicitar y recibir información pendiente o necesaria para el que proceso automatizado continue su ruta normal.
  • Soporta la administración de documentos para lo cual los usuarios de iZi pueden almacenar y consultar los archivos que han sido subidos a los diferentes flujos de trabajo automatizados con nuestro workflow (Opcional).

 

 

  1. Generación de reportes: iZi tiene una serie de reportes preestablecidos que permiten acceder a estadísticas en tiempo real, entre las cuales se tienen:

    • Tiempos procesos: Presenta el tiempo total de la ejecución de un proceso
    • Tiempos actividades: Presenta el tiempo total de la ejecución de las actividades de un proceso.
    • Actividades vencidas: Presenta un reporte con las actividades que se encuentran fuera de tiempo.
    • Actividades por usuario: Reporte que presenta únicamente las actividades en las que ha intervenido un usuario.
    • La funcionalidad de reportes de iZi tiene un sistema generador de reportes parametrizables de tal forma que un usuario puede crear reportes personalizados, haciendo uso de una interfaz gráfica, generando cuadros de mando para mostrar los reportes diseñados, empleando filtros para hacer más dinámicos los reportes (Opcional).

Conocer + Funcionalidades

 

 

iZi contiene procesos pre configurados a manera de módulos que pueden ser ajustados y adoptados en un corto periodo de tiempo, de tal forma que la implementación de iZi automatizando procesos, sea muy rápida

 

MARISOL VA ENVIAR IMAGEN DEL PROCESO MODELADO PARA CADA UNO DE LOS MÓDULOS

 

  • Correspondencia: Permite controlar y gestionar la recepción de la correspondencia y garantiza que llegue oportunamente a su destinatario; así:
  1. Recepcionar correspondencia
  2. Asignar correspondencia
  3. Revisar correspondencia, si requiere respuesta
  4. Revisar respuesta
  5. Enviar respuesta

 

  • Gestión de incidencias: Permite hacer un seguimiento y dar solución a las solicitudes de soporte técnico a tus clientes, para disminuir tiempos de respuesta, asegurando trazabilidad, así:

 

  1. Recepcionar incidencia
  2. Solucionar incidencia nivel I
  3. Solucionar incidencia nivel II
  4. Validar solución incidencia

 

 

  • Quejas, reclamos y sugerencias (QRS): Facilita la supervisión remota de las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por los clientes de manera automática, permitiendo tomar correctivos para mejorar el servicio, así:

 

  1. Recepcionar QRS
  2. Asignar QRS
  3. Analizar y proyectar respuesta QRS
  4. Analizar y enviar respuesta
  5. Cerrar caso

 

  • Cotización a clientes: Permite gestionar el proceso automatizado para cotizar sus productos y servicios, disminuyendo el tiempo de respuesta frente a los clientes; así:

 

  1. Recepcionar necesidad
  2. Entender necesidad
  3. Elaborar cotización
  4. Revisar cotización
  5. Enviar cotización

 

 

  • Aprobación de documentos: Permite llevar el control y la trazabilidad automático mediante workflow de la documentación de su empresa, accediendo con un solo clic a los mismos; así:

 

  1. Crear documento
  2. Revisar documento
  3. Gestionar envio / comunicación del documento

 

 

  • Solicitudes: Gestiona de forma eficiente las solicitudes internas de la empresa ya automatizadas como vacaciones, incapacidades, permisos, logrando una comunicación más rápida y eficiente; así:

 

  1. Solicitar novedad
  2. Aprobar novedad
  3. Validar novedad
  4. Confirmar aprobación o rechazo

 

 

  • Compras: Proceso automatizado para gestionar las compras de su Empresa, así:

 

  1. Presentar necesidad de compra
  2. Analizar necesidad de compra
  3. Realizar cotización
  4. Generar orden de compra
  5. Aprobar orden de compra
  6. Gestionar el pago
  7. Recibir producto, y si aplica actualizar inventario.

Precios:

 

 

 

 

 

 

 

 

Tener un esquema similar al de ITS Gestión para presentar los módulos actuales