Los esfuerzos de modernización del estado, fundamentalmente en la vigente generación, denominada “Cuarta Ola” están enfocados en el buen gobierno y la gestión eficiente de las instituciones públicas, propósito que está apalancado en el gobierno electrónico y el fortalecimiento, por esta vía, de la relación ciudadano-estado.

Colombia es un país de tradición centralista, a pesar de los continuos esfuerzos por fomentar la descentralización, la brecha entre centro y periferia es lo suficientemente amplia como para generar niveles de eficiencia diametralmente distintos entre entidades del orden central y entes territoriales en gran parte de la extensión geográfica del país.

El país ha avanzado en gran medida en materia de conectividad, lo que a su vez ha contribuido a reducir la brecha centro-periferia con lo que ha sido posible acercar mucho más a los ciudadanos de territorios apartados a la gestión del estado, de manera que mediante la implementación de soluciones tecnológicas se ha logrado mejorar la calidad de vida de las comunidades y generar un nivel de respuesta del estado mucho más satisfactorio frente a estas.

Es entonces la tecnología instrumento eficiente para garantizar el logro de los objetivos de esta cuarta ola de la modernización del estado? La respuesta es un categórico ¡Sí! Mediante la implementación de sistemas de información, el estado colombiano en todos sus niveles ha logrado contar con información útil para la toma de decisiones, lo que se ha traducido en mejores políticas públicas y un mejor desempeño para gran parte de los sectores, lo cual necesariamente redunda en un mejoramiento de las condiciones de vida de la población.

El fortalecimiento de la gestión pública ha sido, de esta manera impulsado por las transformaciones tecnológicas que ha emprendido el estado desde la década de los 90, en especial con el documento CONPES 2790 que estableció formalmente el enfoque de una gestión pública orientada a resultados y la posterior Directiva presidencial 02 de 2000 mediante la cual el estado colombiano reconoce la importancia de las tecnologías de la información y su impacto en la reducción de brechas económicas, sociales, culturales y de diversa índole y emprende en tres fases la transformación que requería el aparato estatal: 1.) información en línea para la ciudadanía, 2.) trámites y servicios en línea y 3.) contratación en línea.

 

En este sentido implementar, fortalecer o consolidar tecnologías de información en sectores tan disímiles como transporte y salud, (por mencionar algunos) con el propósito de capturar información, procesarla, controlar variables de calidad de uso y servicio, satisfacción de usuarios, relacionamiento de la ciudadanía con el estado, entre muchas otras posibilidades que ofrecen las soluciones tecnológicas y en particular las informáticas a la gestión de las instituciones públicas de cualquier orden y nivel, se ha convertido en práctica común para éstas.

Soluciones tecnológicas como las creadas para gestionar procesos o los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo han visto un auge en su implementación dentro de la administración pública, tradicionalmente de manera separada, no obstante han surgido soluciones integradas que permiten gestionar de manera mucho más eficiente los procesos de las entidades y los documentos que estos generan.

Dentro de estas soluciones, se encuentran los sistemas BPMS (Business process management software) que permiten gestionar procesos de negocio de cualquier naturaleza dentro de las organizaciones mediante el diseño de modelos de flujos de trabajo, datos, tiempos, roles y responsabilidades. En el mercado existen distintas opciones cada una con potencialidades y limitaciones, fundamentalmente relacionadas con la capacidad de integrar o articular soluciones BPM con la gestión de documentos electrónicos de archivo.

En este sentido, ITS Procesos presenta una solución integrada con un módulo de gestión documental que permite, administrar el contenido generado por los procesos de las organizaciones en repositorio documental permitiendo el control de la documentación generada por los usuarios en la ejecución de los procesos.

Es por esto que un software tipo BPM – Workflow como ITS Procesos, es un facilitador para apalancar iniciativas de modernización del Estado mediante la automatización de trámites que permitan acercar a la ciudadanía al Estado y ante todo para brindar información en línea a los ciudadanos fomentando la transparencia, siempre pensando en facilitar su uso, evitando la complejidad de otros software equivalentes.