Una vez ya existe un proyecto de automatización de procesos con iZi con un alcance claramente definido y otras aspectos fundamentales como fue resaltado en nuestro artículo, Iniciando un proyecto con un software de automatización de procesos mediante iZi , debemos proceder a levantar los datos fundamentales antes de comenzar la parametrización y creación de los datos en iZi.

Deseo aclarar en esta primera parte del artículo, algunos conceptos fundamentales que muchas veces damos por aclarados pero no está de menos precisarlos y aplicarlos si queremos evitar posibles “dolores de cabeza” y echar la culpa de todos los males a nuestra solución iZi o cualquier otro software para automatizar procesos.

Si vamos automatizar procesos es necesario presentar la definición sobre procesos dada en la ISO 9000:2015: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto” (Subrayado nuestro)

¿Qué implica la anterior definición para automatizar correctamente procesos en iZi?:

1. Definir el alcance del proceso a ser automatizado: Debemos definir cuales son las entradas del proceso y las salidas del mismo (resultado previsto).

Es común que terminemos automatizando procesos con elevada complejidad precisamente por no haber definido correctamente su alcance, lo cual termina materializando un riesgo en la gestión de proyectos de esta naturaleza como lo indicamos en nuestro primer artículo.

Definir correctamente la entrada nos permite dar inicio a la identificación de los primeros datos que van a ser gestionados a lo largo de todo el proceso a ser automatizado; por otro parte, tener los resultados previstos nos ayuda a identificar los datos de salida del proceso.

2. Evitar confundir actividades con tareas: Vamos a automatizar las actividades mutuamente relacionadas que conforman nuestro proceso con iZi. No vayamos a caer en el error, muy frecuente por cierto, de automatizar las tareas. Tengamos presente que las actividades están conformadas por tareas que son ejecutadas por una misma persona o rol dentro del proceso. La siguiente imagen facilita aclarar este concepto.

De esta forma, definido el alcance del proceso, relacione las actividades mutuamente relacionadas que van a permitir transformar las entradas del proceso en los resultados previstos (salidas del proceso)

3. Puntos de control: Este concepto no está explícito en nuestra definición de procesos, pero debemos tenerlo presente en todo momento. El punto de control termina siendo una actividad del proceso que permite disminuir la probabilidad o posibilidad de la materialización del riesgo, y por ende es fundamental tenerlos presente durante la automatización del proceso mediante iZi. Contar con los puntos de control automatizados nos asegurará una alta probabilidad de alcanzar los objetivos de desempeño u otros tipo de objetivos que regularmente van a ser monitoreados con indicadores de gestión.

En nuestro artículo sobre modelamiento del proceso en iZi , vamos a entender que las actividades de control con sus correspondientes puntos de control serán identificados como las compuertas en el flujo del proceso, como podemos apreciar en la siguiente imagen.

4. Procedimiento: Es definido en la norma ISO 9000:2015 como “La forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”. Si la organización en la cual laboras, han implementado un sistema de gestión de calidad bajo las normas ISO 9001:2015, es muy probable que cuenten con procedimientos que describen cómo debe ser ejecutado el proceso a ser automatizado con iZi, eso sí, tenga mucho cuidado con evitar confundir actividades con tareas.

En caso de contar con diagramas como los interfuncionales, si los mismos están bien construidos, y especialmente no mezclamos actividades con tareas, se va a facilitar significativamente el modelamiento del proceso, lo cual detallaremos en nuestro artículo: “Modelando el proceso en iZi ”. La siguiente imagen muestra una visión general de algunos tipos de diagramas de procesos, incluyendo el diagrama inter funcional.

Por otro lado, identificaremos lo siguiente:

1. Dueño del proceso: Este rol es fundamental para tomar decisiones sobre el diseño del proceso que vamos automatizar en iZi, además de facilitar los ejercicios de validación, lo cual abordaremos con mayor detenimiento en nuestro artículo: Probando y liberando el proceso . Debemos tener presente que con el uso de iZi es muy probable que el diseño del proceso requiera ajustes respecto a su funcionamiento sin uso de tecnologías tipo workflow o de automatización de procesos o flujos de trabajo, por cuanto se debe utilizar el “poder destructor” de la tecnología para hacer que nuestro proceso objeto de automatización sea más eficiente.

2. Objetivo de desempeño: Tener presente los objetivos y por ende los indicadores de gestión, lo cual nos permitirá identificar parámetros fundamentales cuando automaticemos el procesos como:

• Tiempo de respuesta: El tiempo de ciclo del proceso va a estar conformado por los tiempos máximos permisibles para ejecutar las actividades mutuamente relacionadas que conforman el proceso.
• Calidad: Los puntos de control o actividades de control, por lo general, nos van a permitir llevar trazabilidad de los re-procesos y por ende registrar estadísticas del proceso para construir reportes sobre estándares sobre calidad entregada por el proceso.
• Costo: Cada actividad que hace parte de nuestro proceso, viene siendo ejecutada por un empleado o rol, quien a su vez tiene costo asociado ($ / hora de trabajo); de tal forma, que podremos hasta costear nuestros procesos al contar con la trazabilidad del tiempo que emplean los participantes del proceso en ejecutar cada una de las actividades que conforman el proceso automatizado.

Cuando abordemos nuestro artículo “Verificando el desempeño de proceso automatizado con iZi ”, podremos detallar con más detalle este punto.

En conclusión, hasta este punto de nuestro proyecto contaremos con la siguiente información:

• • Definición del alcance del proceso a ser automatizado.
  • Identificación de las actividades que conforman el proceso (no las tareas).
  • Puntos de control o actividades de control.
  • Datos de entrada y salida del proceso, base para definir el modelo de datos que soportará nuestro proceso.
  • Dueño del proceso.
  • Objetivos de desempeño y de ser posible, indicadores de gestión, para determinar parámetros como tiempos máximos para ejecutar actividades y estadísticas para controlar la calidad a lo largo del proceso.

En la segunda parte de este artículo, enfatizaremos en el trabajo de campo previo y evitar llegar a parametrizar iZi con la “hoja en blanco”, para lo cual tomaremos el proceso de correspondencia , proceso que hace parte de nuestra plantilla de procesos.