ITS Procesos funcionalidades

MODULADOR

• El workflow de ITS Procesos permite modelar de forma flexible, rápida e intuitiva los flujos del proceso que se quieren automatizar. El modelador permite graficar el proceso de manera muy dinámica, puesto que esta soportado en funcionalidades de arrastrar y soltar (drag and drop) cada uno de los elementos que van a hacer parte del proceso que se está modelando.
• Permite iniciar un proceso con diferentes opciones como es el caso de:
• Eventos temporales: Inicia el proceso en una fecha u hora específica
• Eventos mensaje: El tercero a través de la pagina de Internet de la organización, inicia un proceso
• Evento señal: La ocurrencia de un evento en un proceso, genera una señal que inicia otro proceso.
• Eventos simples: Cualquier empleado o grupos de empleados puede iniciar un proceso.
• El modulo del modelador tiene una interfaz amigable e intuitiva la cual se compone de dos áreas: el área de trabajo (diseñador) y el panel de administración que permite tener acceso a los distintos elementos empleados con frecuencia como parte de la notación BPMN. De igual manera el área de trabajo permite modelar libremente, permitiendo realizar acercamiento (zoom in) y alejamiento (zoom out), imprimir el proceso modelado y facilitar la interacción con la estructura organizacional de la organización o de los grupos o equipos de trabajo, los cuales generan de manera automática los carriles para modelar procesos y asignar de esta forma usuarios que pueden ejecutar las diferentes actividades que conforman el proceso a automatizar.
• Facilita la asociación de formularios y los campos respectivos a las diferentes actividades del proceso modelado.
• Soporta el crecimiento ordenado de la automatización del modelo de procesos de la organización mediante la jerarquía creada (macroprocesos, procesos y subprocesos).
• Permite la generación automática de documentos o correos electrónico o mensajes de texto, mediante elementos tipo mensaje emisor configurados como parte del modelamiento del proceso.
• Soporta el concepto de red de procesos interrelacionados mediante elemento tipo señal de tal forma que la ocurrencia de un evento en un proceso puede dar inicio a uno o varios procesos que inicien con la equivalente evento señal receptora.
• Modele todo tipo de rutas requeridas mediante las funcionalidades de las compuertas implementadas en nuestro motor workflow.
• Asociar tiempos de respuesta para implementar acuerdos de niveles de servicio a nivel de actividades y de todo el ciclo de tiempo de ejecución del proceso, e igualmente soportar el motor de alertas de ITS Procesos.
• Permite ajustar sus procesos en vivo en cualquier momento garantizando implementación de mejoras en tiempo real.

FORMULARIOS

• La mayoría de los usuarios piensan respecto a los procesos administrativos o de negocio en términos de formularios, por lo anterior hemos desarrollado un modulo de formularios comparable a productos comerciales especializados en el diseño y administración de formularios digitales, garantizando una muy buena usabilidad de tal forma que cualquier persona que use internet, fácilmente podrá usar el módulo de formularios.
• En el diseñador de formularios de ITS Procesos podemos encontrar diferentes tipos de campos que pueden estar asociados en secciones lo que repercute en formularios ordenados y estructurados, soportando paginación, con la posibilidad de desarrollar plantillas para mejorar la interfaz con el usuario final (permite cambiar fuentes, colores, logotipos, fondos, color de borde y de fuente, entre otros). Las características de cada uno de los campos del formulario puede ser definidas en las actividades que conforman un proceso automatizado como son los casos de campos visibles y estos a su vez de consulta o de creación o modificación.
• Los campos se pueden indexar para agilizar las búsquedas de documentos durante o posterior a la ejecución del proceso automatizado.
• Tiene una funcionalidad para realizar cargue y gestión de archivos en una actividad.
• Permite hacer referencia a campos que son alimentados por bases de datos externas o administradas por otros procesos automatizados mediante ITS Procesos, lo cual permite, entre otros, administrar las relaciones con los clientes, cuando sea asociado un asunto gestionado a un cliente por un proceso.

REGLAS

• Soporta la definición de reglas y condiciones que aseguran el enrutamiento y la asignación a un usuario o equipo de trabajo, ajustando acuerdo de niveles de servicios, para el soporte de casos especiales como los clientes muy importantes (VIP).
• Asignación de asunto a actividades basado en las reglas pre establecidas que ofrece la aplicación como son los casos de jefe inmediato, jefe del área funcional con mayor jerarquía, líder o dueño de proceso e intersecciones entre grupos o equipos de trabajo, entre otros. De igual manera, los campos contenidos en los formularios asociados con un proceso facilitan el enrutamiento de un asunto por un camino definido en el modelador de procesos.
• Permite la asignación directa por parte de un usuario de una actividad, a otro usuario habilitado para la siguiente actividad de acuerdo con el flujo de trabajo. De igual manera permite seleccionar los usuarios para varias actividades posteriores de acuerdo con el flujo de trabajo modelado.
• Al dar la posibilidad de crear grupos de trabajo y de asociar actividades a éstos (concepto de carril bajo la notación BPMN), se pueden asociar variables contenidas a un formulario para que un asunto específico sea asignado al grupo que tenga igualmente asociada dicha variable.

GESTOR DE ALERTAS

• La Gestión de alertas tiene presente los tiempos en cola por cada actividad, los tiempos en los cuales el asunto ha sido asignado a un usuario y los tiempos totales de ciclo.
• Soporta el escalamiento de alertas comenzando con notificaciones al mismo usuario responsable de la gestión del asunto, pasando al líder del equipo o grupo de trabajo, si aplica, y terminando con el jefe de la dependencia o área responsable de la actividad que está siendo monitoreada por el motor de alertas. El motor de alertas permite realizar escalamiento de acuerdo con la estructura organizacional.
• Tiene la posibilidad de personalizar los textos de los mensajes de aviso de escalonamiento de alertas.
• ITS Procesos soporta alertas diferentes a las soportadas con la variable tiempo, al administrar un contador de asuntos que son reprocesados en un punto de control.

EJECUCIÓN

• Ejecute su proceso que ha sido modelado y aprobado con hacer simplemente un clic.
• Provee a los participantes de los procesos una bandeja de entrada con los asuntos pendientes con funcionalidades para filtrar por proceso y actividad y administrar una lista de asuntos pendientes de acuerdo con su criticidad, por ejemplo, tiempo límite para incumplir el tiempo asociado con una actividad o con todo un flujo de proceso.
• La bandeja de entrada permite con un solo clic acceder a la actividad asignada para gestionarla, mostrando la bitácora sobre actividades previas.
• Notifica automáticamente a los participantes de un proceso sobre asunto asignados.
• Soporta la gestión de diferentes tipos de cola como son los casos de la cola común, asignación por rol y carga de trabajo, permitiendo que asuntos que próximo vencimientos respecto al tiempo total de ciclo tenga prioridad frente asuntos que tengan prioridad en una cola de servicio.
• Permite asignar asuntos de personas o grupos o equipos de trabajo, basado en roles y reglas previamente definidas
• Soporta la administración de notas tipo memo para facilitar la colaboración entre los participantes de un flujo de trabajo.
• ITS Procesos maneja estados bajo la simbología del semáforo, facilitando la administración de prioridades y fechas límites para gestionar asuntos, y por ende repercutiendo en una mayor probabilidad de cumplimiento en los acuerdos de niveles de servicio.
• Soporta la re asignación de asuntos por parte del jefe de un área o dependencia o líder de un grupo o equipo de trabajo.
• El workflow – BPM de ITS Procesos genera documentos de salida mediante formatos tipo pdf a ser impresos en impresoras previamente configuradas o el envío de los mismos mediante correo electrónico, todo esto soportado en los elementos tipo mensaje emisor del estándar BPMN.
• Soporta la administración de documentos para lo cual los usuarios de ITS Procesos pueden almacenar y consultar los archivos que han sido subidos a los diferentes flujos de trabajo automatizados con nuestro workflow. Los archivos y en general los documentos digitales son almacenados bajo un esquema de administración de documentos.
• Permite la generación de reportes de acuerdo con los permisos asignados a un usuario de ITS Procesos.

CORRESPONDENCIA (REGISTRO)

• La ventanilla de correspondencia es el punto de entrada de los documentos de su entidad.
• Al estar soportado con nuestro BPM, ITS Procesos, permite control y trazabilidad de principio a fin.
• Permite la creación de formularios personalizados de radicación de correspondencia.
• La impresión de rótulos es sencilla desde nuestro sistema. Basta con configurar su impresora de stickers y listo!!
• El sticker del proceso de correspondencia es editable y parametrizable de acuerdo a la necesidad de cada entidad.
• El número de radicado es personalizable y administrable de acuerdo con lo establecido legalmente al respecto.

ITS Procesos Nube no tienen funcionalidades apara soportar la correspondencia como la emisión de rótulos, entre otros

GENERADOR DE REPORTES

• ITS Procesos tiene una serie de reportes preestablecidos que permiten acceder a estadísticas en tiempo real, entre las cuales se tienen:
• Tiempos procesos: Presenta el tiempo total de la ejecución de un proceso (Tiempo de ciclo).
• Tiempos actividades: Presenta el tiempo total de la ejecución de las actividades de un proceso.
• Actividades vencidas: Presenta un reporte con las actividades que se encuentran fuera de tiempo.
• Actividades por usuario: Reporte que presenta únicamente las actividades en las que ha intervenido un usuario.
• Actividades en cola: Reporte que muestra las actividades que no han sido asignadas a ningún usuario.
• Devoluciones por proceso: Muestra la cantidad de devoluciones de las actividades de un proceso seleccionado.
• El modulo de reportes de ITS Procesos tiene un sistema generador de reportes parametrizables de tal forma que un usuario puede crear reportes personalizados, haciendo uso de una interfaz gráfica (nada de sentencias SQL), generando cuadros de mando para mostrar los reportes diseñados, empleando filtros para hacer mas dinámicos los reportes.
• De igual manera, el modelo de reportes permite consultar en tiempo real un asunto y determinar su trazabilidad a lo largo de un proceso modelado (Business activity monitoring – BAM).
• Enlace sus indicadores de procesos con ITS-BSC, para el seguimiento a la ejecución de la estrategia, por medio del monitoreo de los objetivos estratégicos e indicadores de gestión, brindando soporte a la metodología del Balanced Scorecard.

ITS Procesos Nube no tien la opción de generar reportes personalizados.

BÚSQUEDAS

• La búsqueda es el factor diferencial en un sistema de documentos electrónicos.
• Recuperar documentos cuando y como se requiera, es vital en su proceso.
• Las búsquedas son soportadas con los metadatos definidos por documento.
• Nuestro sistema combina distintas opciones de búsqueda que le permiten llegar al documento que requiere.

ITS Procesos Nube no tiene la opción de realizar búsquedas sobre el contenedor documental por cuanto no soporta dicha funcionalidad.

PRÉSTAMOS DOCUMENTALES

Soportado en los funcionalidades de la automatización de procesos, permite gestionar los prestamos documentales bien sea de documentos físicos o digitales, cuando no se tenga permisos de lectura o no acceso a los mismos.
ITS Procesos Nube no tiene la funcionalidad de préstamos documentales.

VISTA PREVIA DE LOS ARCHIVOS

El sistema permite visualizar los archivos almacenados en el repositorio documental (pdf, Word y Excel entre otros) en tiempo real, gracias a la funcionalidad de visor de documentos asociado.

ESTRUCTURA DE CARPETAS

• Interface intuitiva para la creación y administración de carpetas (Cuadro de Clasificación Documental – CCD).
• Soporta un modelo de directorios como un explorador de Windows.
• Cada carpeta es accesible, con base en permisos asociados por usuario, grupo de usuarios, dependencias o equipos de trabajo.
• La creación de carpetas es sencilla y garantiza la seguridad de los documentos mediante la implementación de permisos.
• Los metadatos de las carpetas son totalmente personalizables.

ITS Procesos Nube no soporta esta funcionalidad por cuanto no tiene un contenedor documental.

METADATOS

La gestión de metadatos en nuestro sistema es tan diversa como sus necesidades. Mediante una fácil y eficiente gestión podemos crear, editar y eliminar metadatos de acuerdo con lo que se requiera.
ITS Procesos Nube no soporta metadatos.

TIPOS DOCUMENTALES

Generar tipos documentales y asociar sus respectivos metadatos, incluyendo plantillas predefinidas para la generación de documentos estándares bajo el tipo documental definido.
ITS Procesos Nube no soporta los tipos documentales.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

• El sistema permite realizar la configuración de uno o más expedientes con base en sus TRDs asociadas, definiendo aspectos específicos como la disposición final, el tiempo de retención en archivo central y en el archivo de gestión, momento desde el cual rige la configuración, entre otros).
• Las acciones resultantes de la aplicación de las TRD pueden ser automatizadas haciendo uso del motor de procesos.

ITS Procesos Nube no soporta funcionalidades sobre tablas de retención documental.

RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

• Nuestro sistema permite definir series y subseries documentales con sus respectivos tiempos de retención. El sistema ejecuta el proceso en el tiempo definido.
• Capacidad de definir procedimientos de disposición final (transferencia, eliminación, exportación, préstamo…..) los cuales se pre configuran y ejecutan automáticamente con el soporte del motor de procesos.

ITS Procesos Nube no soporta funcionalidades sobre retención y disposición documental

DIGITALIZACIÓN

• Tiene un digitalizador web integrado con múltiples opciones.
• Contiene una aplicación de escritorio para facilitar la digitalización de grandes volúmenes de documentos físicos para no deteriorar el desempeño de la aplicación web.

ITS Procesos Nube no soporta funcionalidades de digitalización masiva de documentos

OCR E INDEXACIÓN SEMÁNTICA

• ITS Procesos permite la generación de PDF y PDF/A y el almacenamiento de textos.
• Mediante expresiones semánticas, permite la indexación automática previo reconocimiento de textos (OCR).

ITS Procesos Nube no soporta funcionalidades de OCR ni indexación semántica.

AUDITORÍA

La auditoría es un registro integral e inmodificable de todas las acciones que se llevan a cabo sobre los documentos. Es un instrumento de control y seguimiento de la integridad de los documentos dentro del sistema.

FIRMAS DIGITALES

Podemos emplear firmas digitales para los documentos gestionados a través de ITS Procesos, así como, estampas de tiempo.