Software ITS Gestión

Las empresas del sector privado han tomado mayor conciencia sobre la importancia de gestionar los procesos de la compañía. Uno de los modelos más comunes en nuestro medio es la ISO 9001 versión 2008. Este modelo de gestión ha sido apropiado por entidades del Sector Público de la Rama Ejecutiva bajo el modelo planteado en la NTC GP1000:2009 (Ley 872 de 2003) así como, por entidades de la Rama Judicial y Legislativa. Así mismo, el Sector Privado ha aceptado el modelo COSO report y el sector público el MECI 1000:2005 para planificar, implementar y asegurar sus sistema de control interno que garanticen una alta probabilidad para alcanzar los objetivos estratégicos definidos.

Con base en lo anterior, ITS ha investigado permanentemente sobre las mejores prácticas respecto a modelos de gestión y con base en el conocimiento adquirido en la línea de consultoría de negocios, ha desarrollado un conjunto de soluciones desde el año 2003, las cuales hoy en día se encuentran integradas en un suite denominada ITS GESTION, la cual permite activar o desactivar módulos para generar productos con alcance mas reducido.

                      Brochure Sector Público                                                  Brochure Sector Privado

Los módulos en referencia son los siguientes:

1. Administración Documental - ITS DOCS:

ITS-DOCS administra la documentación del Sistema Integrado de Gestión con el fin de asegurar que las versiones actualizadas de los documentos estén disponibles en tiempo real para los colaboradores de la organización y así controla la lectura y entendimiento de los mismos.

2. Auditorías de Calidad:

Soporta la administración y seguimiento a las auditorías, lo que incluye el programa anual de auditoría, plan detallado, listas de chequeo e informes de auditoría.

3. Acciones de Mejora:

Soportar la planeación, ejecución y seguimiento de las acciones de mejora con base en diferentes fuentes de información como el análisis de indicadores, las auditorías internas y las quejas y reclamos, entre otros.

4. Producto No Conforme:

Administra el seguimiento de los productos o servicios no conformes que la organización genere, de tal forma que se emprendan acciones de mejora con base en las estadísticas generadas por el módulo.

5. Indicadores - Balanced Scorecard (BSC):

Soporta el seguimiento a la ejecución de la estrategia, por medio del monitoreo de los objetivos estratégicos e indicadores de gestión, brindando soporte a la metodología del Balanced Scorecard.

El módulo Balanced Scorecard está integrado con el software para la gestión de procesos de negocio (BPM) bonitaopen solution.

Este módulo al integrarse con Proyectos facilita un seguimiento riguroso a los planes estratégicos, sector privado, o a los planes de desarrollo (sector público).

6. Evaluación de Proveedores y Seguimiento Contractual:

Lleva registro histórico del desempeño de los proveedores de la organización con base en el resultado de cada contrato ejecutado, el cual debe ser calificado por el supervisor asignado.

Facilita el seguimiento a la ejecución contractual y por ende a la función de supervisión de los contratos. Este módulo se integra Proyectos y facilita el seguimiento de los mismos tomando como base, entre otros, el seguimiento a la ejecución contractual.

7. Administración de Riesgos y Controles:

Soporta la identificación de riesgos asociados a cada uno de los procesos y/o proyectos de la organización, la valoración de los mismos y el registro de los planes de acción para la mitigación de los riesgos (genera la matriz de riesgos).

8. Quejas, Reclamos y Sugerencias - ITS CLIENTE:

ITS-CLIENTE Administra eficientemente los procesos sobre quejas, reclamos, sugerencias, consultas y felicitaciones, lo que sirve de insumo para conocer los clientes y generar estadísticas para tomar acciones de mejoramiento.

9. Revisión por la Dirección:

Soporta las revisiones del Sistema Integrado de Gestión por parte de la Dirección, facilitando la visualización de reportes requeridos para esta tarea (generados por los módulos del sistema), así como el seguimiento de los compromisos adquiridos anteriormente.

10. Evaluación de Competencias:

11. Encuestas:

Permite la creación, publicación, diligenciamiento y tabulación de encuestas a través de Intranet o Internet, permitiendo la elaboración de un informe de resultados y la exportación de la información capturada en las encuestas a un formato tipo hoja de cálculo, para realizar análisis más específicos.

12. Actas y Seguimiento a Tareas:

13. Proyectos:

Controla el cumplimiento de los programas y proyectos de la organización, desde su formulación y aprobación incluyendo su ejecución y seguimiento.

Este módulo se integra con ITS BSC y con Evaluación de Proveedores y Seguimiento Contractual.

ITS-Procesos:

La excelencia operacional es parte de la estrategia de cualquier empresa o entidad. Dicha excelencia se alcanza en la medida que se tenga un enfoque por procesos y se puedan gerenciar los procesos críticos. El gerenciamiento de los procesos requiere de ajustes organizacionales, esquemas de medición y compensación adecuados, y de soporte de herramientas que faciliten la coordinación entre equipos de trabajo; para lo cual ofrecemos a nuestros clientes esta solución tipo work - flow.

Para organizaciones con niveles de complejidad mas elevados, ofrecemos bonitaopen solution, la cual es una solution tipo BPM (Business Process Management).

14. Plan de Mejoramiento CGR:

Administrar la asignación de tareas relacionadas con el Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas

15. MECI:

Articula la información con que cuenta la entidad (documentos, estudios, publicaciones, control de riesgo, y cualquier módulo del software ITS-GESTIÓN.) con cada uno de los elementos que componen el Modelo Estándar de Control Interno, de tal manera que facilite su comprensión y acceso a los mismos.