ITS Docs

¿Su empresa o entidad administra eficientemente la documentación y el conocimiento?

Descarge el brochure de ITS Docs

Cualquier modelo de gestión basado en procesos, como es el caso de los estándares ISO – NTC GP 1000 y Sistemas de Control Interno, requiere de una adecuada planeación y estandarización de los mismos. 

Un elemento fundamental para la estandarización de los procesos es el manejo de la documentación.

Dando respuesta a esta necesidad, hemos desarrollado la solución  ITS-Docs que permite administrar de manera eficaz la documentación de su Organización y apoyar en el fortalecimiento del sistema de control interno; además, facilita el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2009, la NTC GP 1000:2004 y MECI 1000:2005.

Si aún no ha definido al interior de su organización un sistema de gestión de calidad y de control interno, lo invitamos a revisar nuestros servicios para adelantar los siguientes proyectos con el acompañamiento de nuestros consultores: Gestión de Calidad, Control Organizacional y Gestión del Riesgo.

Nuestra solución, ITS-Docs, permite:

• Diseñar cualquier tipo de documento que maneje la compañía (circulares, procedimientos, instructivos, contratos, resoluciones, manuales).

• Diseñar y almacenar todos los formularios que son utilizados en las diferentes tareas y actividades de los procesos.

• Asociar a cada proceso la caracterización que puede incluir, entre otros, objetivos, indicadores, alcance, recursos, dueño del proceso, y su macro proceso.

• Contar con la ficha técnica del documento que incluye nombre, versión, control de cambios, responsables y fechas para los estados del documento (elaboración, revisión, aprobación y divulgación).  

• Estructurar la documentación por procesos o de manera funcional (áreas)

• Definir perfiles para los usuarios garantizando la confidencialidad requerida para cada tipo de documento; lo que significa, que únicamente tengan acceso a un documento los cargos o colaboradores definidos.

• Buscar documentación mediante la definición de diversos filtros.

   

• Asegurar que los pasos de elaboración, revisión, aprobación, divulgación y actualización de documentos, se cumplan en su integridad, generando estados y notificaciones.

• Definir periodos para revisión de la documentación dependiendo de lo crítico del proceso.

• Crear de manera gráfica el mapa de procesos de su organización.

• Navegar a través del mapa de procesos, de tal forma que el sistema presentará los documentos relacionados con cada uno éstos, facilitando  la comunicación y búsqueda de los documentos.

• Generar listados maestros de documentos y de registros de calidad.

• Soportar  el  manejo  de  copias controladas, documentos en edición, revisión, aprobación, y documentos obsoletos.

• Generar información relacionada con los usuarios que han accesado un documento y el número de veces que lo han hecho.

• Realizar evaluaciones sobre el entendimiento de los documentos a los funcionarios o empleados.

• Soportar acciones de mejora, auditorias internas, gestión de proveedores y mapas de riesgos.

Mediante ITS-Docs su empresa o la entidad podrá:

• Comunicar en forma de portal la política de calidad, misión, visión, valores, objetivos,  indicadores y el  mapa de procesos.

• Generar ahorros en tiempo y papel y soportar la administración del conocimiento.

• Fortalecer el sistema estadístico implementado para soportar la definición de acciones correctivas y preventivas.

• Garantizar el entendimiento de los documentos mediante evaluaciones dinámicas a los usuarios.

• Notificar  a los responsables de los documentos su participación o estatus.

• Identificar número de acceso, consultas y usuarios que no han leído los  documentos.

• Articular procesos de mejora, auditoria y de control.

Contacte a nuestros consultores y solicite una presentación de nuestra solución en sus instalaciones y posteriormente, tendrá un acceso a la solución ITS-Docs ó solicite un acceso a un demo para probar los beneficios de dicha solución desde nuestra página.