ITS Docs - Funcionalidades

Nuestra solución, ITS-Docs, permite:

• Diseñar cualquier tipo de documento que maneje la compañía (circulares, procedimientos, instructivos, contratos, resoluciones, manuales).

• Diseñar y almacenar todos los formularios que son utilizados en las diferentes tareas y actividades de los procesos.

• Asociar a cada proceso la caracterización que puede incluir, entre otros, objetivos, indicadores, alcance, recursos, dueño del proceso, y su macro proceso.

• Contar con la ficha técnica del documento que incluye nombre, versión, control de cambios, responsables y fechas para los estados del documento (elaboración, revisión, aprobación y divulgación).  

• Estructurar la documentación por procesos o de manera funcional (áreas)

• Definir perfiles para los usuarios garantizando la confidencialidad requerida para cada tipo de documento; lo que significa, que únicamente tengan acceso a un documento los cargos o colaboradores definidos.

• Buscar documentación mediante la definición de diversos filtros.

   

• Asegurar que los pasos de elaboración, revisión, aprobación, divulgación y actualización de documentos, se cumplan en su integridad, generando estados y notificaciones.

• Definir periodos para revisión de la documentación dependiendo de lo crítico del proceso.

• Crear de manera gráfica el mapa de procesos de su organización.

• Navegar a través del mapa de procesos, de tal forma que el sistema presentará los documentos relacionados con cada uno éstos, facilitando  la comunicación y búsqueda de los documentos.

• Generar listados maestros de documentos y de registros de calidad.

• Soportar  el  manejo  de  copias controladas, documentos en edición, revisión, aprobación, y documentos obsoletos.

• Generar información relacionada con los usuarios que han accesado un documento y el número de veces que lo han hecho.

• Realizar evaluaciones sobre el entendimiento de los documentos a los funcionarios o empleados.

• Soportar acciones de mejora, auditorias internas, gestión de proveedores y mapas de riesgos.