ITS Procesos es un software tipo workflow BPM, tecnología también conocida en el mercado con el nombre de BPMS, que facilita la administración de procesos de negocio o administrativos, contemplando la gestión documental asociada y garantizando resultados inmediatos.

El éxito de la estrategia de cualquier organización pública o privada está sustentada en una adecuada planeación, la gestión de proyectos y la correcta administración de sus procesos por cuanto la productividad es factor crítico para la ejecución de la misma.  

Es por ésto que hoy en día cada vez mas organizaciones están automatizando sus procesos para: fortalecer las relaciones con sus clientes, ciudadanos y proveedores; garantizar consistencia en la ejecución de sus procesos y políticas; disminuir costos y probabilidad de errores, gestionar la documentación asociada orientándose a una organización cero papel, ganar visibilidad en la gestión de sus procesos y madurar el modelo de procesos de la organización.

El mundo empresarial y el sector público cada vez dan más importancia a la gerencia de procesos BPM y por ende a la automatización mediante software tipo workflow como ITS Procesos.

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Tener el impacto esperado de la estrategia implica definir e implementar acciones encaminadas a la gerencia de los procesos del negocio o administrativos – BPM, y a conocer software tipo workflow como el que ha sido construido por nuestro equipo de profesionales para usted.

La automatización de procesos implica la ejecución de procesos y sus actividades, documentos y archivos al interior de la organización mediante procedimientos, empleando el software adecuado, de tal forma que se minimice el esfuerzo del talento humano. Las organizaciones cada vez se orientan a alcanzar mayores estándares de eficiencia y eficacia en sus procesos,

a alinear sus procesos con la estrategia y a optimizar sus sistemas integrados de gestión y de gestión documental, y dichos retos son difícilmente superados si no se cuenta con el software workflow – BPM adecuado.

La alineación de los procesos a la estrategia implica romper los espacios en blanco de las estructuras organizacionales o los denominados silos creados por las áreas o dependencias funcionales, la cultura arraigada en el papel y los archivos o documentos físicos, la eliminación de cuellos de botella y la optimización permanente de los procesos y procedimientos mediante la generación de reportes en tiempo real y consolidados, auditorías y la toma de acciones de mejora  basadas en datos y hechos.

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ITS Procesos contribuye de manera efectiva a orientar su organización por procesos rompiendo el esquema de silos de la misma, esquema que se hace evidente cuando:

  • Existen dificultades para dar respuesta oportuna sobre inquietudes relacionadas con los procesos, especialmente cuando tienen impacto en los clientes o ciudadanos.
  • Los procesos se gestionan basados en papel; es decir, documentos y archivos físicos y no digitales, y por ende existen riesgos para lograr altos estándares de calidad.
  • La colaboración es escasa entre equipos de áreas y dependencias. De igual manera, la comunicación y colaboración con clientes y proveedores, no es fluida.
  • El conocimiento difícilmente se comparte para el beneficio de la organización.

Por lo anterior hemos pensado en un software workflow – BPM soportado por ITS Procesos que facilite la comunicación entre los equipos de trabajo de las respectivas áreas o dependencias, con clientes e incluso con proveedores, cuando la organización a tercerizado total o parcialmente sus procesos. De esta forma la internet, se convierte en una extranet permitiendo hacer participe clientes actuales o potenciales, ciudadanos y proveedores con los equipos de trabajo de su organización que gestionan los diferentes procesos.

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Con ITS Procesos se logra mitigar las principales causas del fracaso en la implementación de software tipo workflow – BPM por cuanto: 

  • El diseño soportado en el concepto de arrastrar y soltar (Drag and drop), su excelente funcionalidad para diseñar formularios digitales, y la puesta en ejecución de los procesos, es muy simple obteniendo resultados inmediatos.
  • No requiere especialistas en sistemas para que su proceso pueda ser ejecutado.
  • No requiere largos tiempos para modelar y dejar listo su proceso para ser ejecutado.
  • El uso del software es muy fácil, disminuyendo costos y tiempos en capacitación.
  • Permite la fácil automatización de procesos, procedimientos y trámites, así como su articulación y soporte con el sistema de gestión documental de la organización (SGD).
  • El mantenimiento de los procesos implementados con nuestro software workflow – BPM no es engorroso.

 

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