• Estaría interesado en evitar errores durante la ejecución de sus procesos, asegurando máximo cumplimiento sobre lo planeado y documentado mediante procedimientos, instructivos y políticas operacionales?
  • Estaría interesado en aumentar la productividad de su equipo de trabajo?
  • Desea minimizar el uso de papel y administrar de manera más eficiente la documentación generada como resultado de la gestión de sus procesos?
  • Estaría interesado en una solución que inicie con algo básico y que crezca en línea con la satisfacción de sus clientes, usuarios y de su operación y negocio?

Y qué tal si todo lo anterior lo logra de manera automática…

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LA MEJOR OPCIÓN

ITS Procesos es un software workflow – BPM de automatización de procesos que debe ser una opción para su organización por cuanto: 

  • La gerencia de procesos de negocio o administrativos se convierte en una tarea simple con el workflow de ITS Procesos, por esta razón, las tecnologías tipo workflow – BPM nunca habían sido tan poderosas y a las vez tan simples como hasta ahora como con ITS Procesos.
  • Es fácil de instalar y su uso es intuitivo facilitando el aprendizaje y por ende su adopción por parte de todos los actores que participan en el proceso. Su interface de jalar y dejar (“drag and drop”) significa que no se requiere un título de ingeniería para crear flujos de trabajo.
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  • Factibilidad de implementar una estrategia CRM (Customer Relationship Management) por cuanto puede automatizar todos los procesos que tienen relación con sus clientes como pedidos, consultas, quejas y cuentas por cobrar, entre otros, todo esto soportado en funcionalidades del módulo de formularios  que cuenta con campos que permite traer campos de la base de datos información relevante del proceso automatizado.
  • Nuestra experiencia en consultoría de procesos y empleando soluciones BPM, nos permitió construir un producto workflow – BPM muy robusto pero a la vez práctico por cuanto seleccionamos los elementos empleados para modelar cualquier tipo de proceso bajo el estándar BPMN, evitando confundir al usuario con una gran cantidad de elementos que jamás son empleados, y por otro lado, construimos un modulo de formularios comparable con productos comerciales del mercado especializados únicamente en la administración de formularios digitales. Como resultado de lo anterior, es posible generar un retorno a la inversión realizada por su organización en un menor tiempo. 
  • Minimiza la intervención del personal técnico para modelar sus procesos, requiriendo su asistencia únicamente para los desarrollos de “webservices” que faciliten la integración o interoperabilidad entre ITS Procesos con otros sistemas de información de su organización.
  • Rápida implementación de procesos que involucran personas y documentos en muy corto tiempo se puede modelar un proceso en nuestra solución workflow – BPM.
  • Con el workflow – BPM de ITS Procesos, iniciar un proceso es muy simple, bien sea por un usuario o por un actor externo como un cliente actual o potencial, un proveedor o un ciudadano, mediante el diligenciamiento de formularios digitales con todas las ayudas propias de la web 2.0
  • Ofrece un único punto de acceso intuitivo, dando la posibilidad de integrar dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas para facilitar la ejecución de los procesos modelados.
  • Permitir enrutar las actividades, carpetas virtuales o formularios digitales, entre otros, a las áreas funciones o dependencias que ejecutan las diversas actividades que conforman sus procesos, soportando reglas de negocio, administrando colas, controlando tiempos, escalando alertas y asignando a los empleados o servidores competentes las responsabilidades planificadas en el modelamiento de los procesos, todo soportado en la facilidad de acceso a los usuarios y la administración de bandejas de entrada que permiten el filtrando de las tareas pendientes. 
  • Escale rápidamente en el modelo de madurez de procesos.

  • Permite crear todos los procesos requeridos en la organización y soportados con formularios con campos necesarios para el proceso, de fácil configuración , facilitando el mantenimiento y actualización a través del tiempo de los procesos diseñados.
  • Contar con la trazabilidad de los flujos trabajo (workflow) generados mediante un módulo robusto y flexible de reportes para soportar auditorías en tiempo real.
  • Administrar documentos digitales y formularios electrónicos, facilitando su búsqueda o referenciación a partir de campos previamente indexados en el modulo de formularios de ITS Procesos
  • Crear pantallas personalizadas mediante las funcionalidades y alta flexibilidad del módulo de formularios.
  • ITS Procesos es modular de tal forma que se pueden aumentar las funcionalidades de su workflow, evitando riesgos asociados con su inversión.

 

  • ITS Procesos cuenta con una funcionalidad de Gestión Documental la cual a través de la radicación de correspondencia garantiza que desde el ingreso de documentos, éstos se encuentren plenamente identificados, clasificados y recuperables dentro del sistema.
  • Soporta la digitalización de documentos lo que permitirá que la información fluya en formato digital y de esta forma ahorrar costos de almacenamiento, gestión y recuperación de documentos en papel.
  • El sistema permite asignar un número consecutivo único a la correspondencia recibida, así como la generación de un radicado (sticker) con los datos básicos de radicación.
  • Tiene una funcionalidad de gestión de metadatos que permite ampliar los detalles de descripción de los documentos almacenados en el sistema, así como facilitar su ubicación, búsqueda y recuperación.
  • El sistema guarda en tiempo real la información para evitar la pérdida de la misma por situaciones externas al sistema.
  • Cuenta con una funcionalidad de auditoría la cual permite registrar y consultar los eventos que los usuarios realizan en el sistema.

  • Posee un sistema de búsqueda que toma como referencia las funcionalidades básicas de cualquier buscador, con lo cual se garantiza que el usuario lo use y siempre obtenga la información que requiere.
  • El sistema valida la información de los documentos que se cargan versus los que existen en el software y no permite el cargue de documentos duplicados, optimizando recursos de almacenamiento y otros necesarios para su funcionamiento.
  • A través de la creación de la estructura de carpetas, permite que la información sea clasificada de forma lógica y ordenada en el sistema.
  • Permite reducir el consumo de papel al contar con un sistema que sustituye el uso del mismo y garantiza mayor seguridad, fiabilidad y agilidad.
  • Permite generar versiones menores y mayores de acuerdo al nivel de cambios que se realicen en los documentos, y poder consultar los históricos de las versiones.

Finalmente, nuestra experiencia en el mundo de los procesos, nos permite ofrecer los servicios de una red de expertos en la materia muy competentes para sus necesidades.

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