Módulos ITS Gestión

Módulo documentos

Soporta la administrar la documentación del Sistema Integrado de Gestión con el fin de asegurar que las versiones actualizadas de los documentos estén disponibles para los usuarios de la entidad, asegurando su entendimiento por parte de los usuarios.

Este módulo permite:

  • Crear los tipos de documentos que la organización maneja y asociar cada tipo de documento a una plantilla determinada (caracterizaciones, procedimientos, manuales, guías, instructivos, entre otros).
  • Solicitar por parte de cualquier usuario (o de quien tenga el perfil) la creación de un nuevo documento o la actualización/anulación de documentos existentes.
  • Lanzar de manera automática el flujo de Edición, Revisión y Aprobación del documento (el cual se parametriza por parte del administrador) una vez la solicitud de creación, actualización o aprobación de un documento es aprobada.
  • Definir por parte del administrador del módulo los tiempos máximos permitidos para la edición, revisión y aprobación de un documento.
  • Relacionar un documento que se va a publicar con uno o varios documentos externos (normas, leyes, circulares, etc.) que también son administrados dentro del sistema, de tal forma que una vez publicado, los usuarios puedan navegar a estos documentos desde la ficha técnica del documento publicado.
  • Notificar de manera automática (vía correo electrónico) a los usuarios responsables de realizar cada una de las tareas del flujo de trabajo informándoles sobre las responsabilidades que tienen pendiente dentro del sistema (editar, revisar y/o aprobar un documento). Estos usuarios deben ingresar al sistema para realizar la tarea asignada y dejar la evidencia en el sistema.
  • Rechazar o dar visto bueno en los pasos de revisión y aprobación de un documento. En caso que sea rechazada la solicitud es devuelta al paso inmediatamente anterior para su ajuste o corrección.
  • Asignar de manera automática el código del documento (de acuerdo con la parametrización dada por el usuario administrador) y la versión del mismo así como la documentación del control de cambios.
  • Descargar  por parte del administrador del módulo todas las versiones de un mismo documento para consulta.
  • Presentar como parte de la información del documento (ficha técnica del documento), los nombres y cargos de los usuarios que participaron en la publicación del mismo (editor, revisor, aprobador) y las fechas en que realizaron las tareas.
  • Realizar de manera opcional (si el responsable del proceso lo requiere) una evaluación en línea a todos los usuarios que reciban la publicación o actualización del documento (o aquellos que se seleccionen) para asegurar la lectura y comprensión del mismo (esto sirve como evidencia más estricta de la lectura del documento). La evaluación es calificada de manera automática por el sistema.
  • Actualizar de manera automática listado maestro y la matriz documental (contienen el macro proceso, proceso, subproceso, caracterizaciones, y en general todos los documentos del SGC).
  • Definir el acceso para los usuarios garantizando la confidencialidad requerida para cada tipo de documento; lo que significa que únicamente puedan consultar un documento los cargos o colaboradores definidos.
  • Consultar el estado del flujo de cada documento para verificar el avance en que se encuentra la liberación de nuevas versiones (edición, revisión, aprobación).
  • Asociar el mapa de procesos de la entidad y navegar desde éste a los documentos o hacer búsquedas más detalladas por Nombre, código, tipo de documento, entre otros.
  • Navegar a través del mapa de procesos, de tal forma que el sistema presentará los documentos relacionados con cada uno éstos, facilitando  la comunicación y búsqueda de los documentos.
  • Permite navegar a través de las caracterizaciones de procesos a la documentación del proceso y a otra información relacionada con el proceso como los indicadores, auditorias, el servicio o producto no conforme (módulos que hacen parte del software ITS-GESTIÓN).
  • Administra  el  manejo  de  copias controladas y documentos obsoletos.
  • Generar reportes relacionados con los usuarios que han consultado un documento y el número de veces que lo han hecho.

Módulo indicadores

Soporta el seguimiento  y control de cualquier tipo indicador de la organización incluyendo no solo el cargue de los datos si no también el análisis de los mismo

Este módulo permite:

  • Crear cualquier tipo de indicador, bajo una ficha técnica que contempla un conjunto de parámetros que permiten diferentes clasificaciones de los mismos.
  • Evaluar de manera cualitativa por parte del usuario responsable, los indicadores de acuerdo con la periodicidad asignada.
  • Definir indicadores simples (permite cargar el dato de forma directa), o formulados con base en el resultado de otros indicadores.
  • Definir distintos patrones de indicadores (tendencia ascendente, descendente o constante).
  • Realizar presentaciones estándar con un conjunto predefinido de indicadores, los cuales se actualizan automáticamente según la periodicidad de cada indicador.
  • Generación de árboles de Dupont (desagregación de indicadores), permitiendo la navegación sobre la información.
  • Graficar los indicadores a través del tiempo mediante diferentes tipos de presentación.
  • Importar y exportar datos a otros sistemas (archivos CSV).
  • Asignar usuarios y grupos de trabajo responsables para el logro de los indicadores de gestión y de los objetivos estratégicos.
  • Definir los usuarios responsables de cargar los datos y metas de los indicadores
  • Generar alertas a través de correo electrónico para informar a los diferentes responsables cuando deben cargar el dato o meta de un indicador o hacer el análisis de la gestión del mismo.
  • Parametrizar el rango crítico para cada tipo de indicador, de tal manera que cuando el dato del indicador ingrese en ese rango, el sistema envía una alerta al responsable para que genere acciones correctivas o preventivas (integración con el módulo de mejora)
  • Mostrar el cuadro de mando personal al ingresar el usuario a la solución (indicadores propios).

Módulo auditorías

Soporta la administración y seguimientos de las auditorías, lo que incluye el Programa Anual de Auditoría, Plan Detallado, Listas de Chequeo e Informes de Auditoría y evaluación de auditores.

Este módulo permite:

  • Crear del Programa Anual de Auditoría, el cual incluye el número de ciclos que se van auditar, los procesos que se van a auditar en cada ciclo, y las fechas y los involucrados en cada auditoría (audito líder, equipo auditor y auditado). Es posible estructurar programas independientes por tipo de auditoría, como por ejemplo Auditorías de Calidad y Auditorías de Control Interno, o uno único programa para una Auditoría Integral.
  • Aprobar y divulgar el programa de auditoría: El programa de auditoría debe ser revisado y aprobado a través del mismo sistema por los usuarios que se hayan definido. Una vez hecho esto el sistema publica y comunica el Programa a todos los involucrados (auditores y auditados).
  • Es posible a través del sistema realizar las modificaciones el programa anual que ya ha sido aprobado, siempre y cuando se realicen las aprobaciones requeridas por el software.
  • El sistema envía notificaciones vía correo electrónico a los involucrados en cada auditoría (auditados y auditores) para recordarles la proximidad de la fecha programada de la auditoría e indicar a los auditores que pueden realizar el plan detallado de auditoría.
  • Definir el plan detallado y listas de chequeo o verificación: El auditor líder puede crear dentro del sistema el plan detallado de la auditoría (agenda de trabajo) que incluya por lo menos la fecha y hora de cada actividad y el miembro del equipo auditor que realizará esa actividad.
  • Crear dentro del módulo por parte de cada auditor incluido la lista de chequeo con sus propias preguntas y/o utilizar preguntas estándar que hayan sido creadas por el administrador del módulo.
  • Una vez creado el plan detallado de la auditoría (incluidas las listas de chequeo) este pase a una instancia superior para su aprobación, la cual queda registrada en el sistema.
  • Diligenciar las listas de chequeo (cada auditor diligencia sus propias listas de chequeo) y para cada pregunta permite la clasificación de los hallazgos, como no conformidad, observación u oportunidad de mejora.
  • Calcular el grado de avance de la auditoría y presentarlo de forma gráfica, de acuerdo al número de preguntas diligenciadas en cada lista de chequeo.
  • Elaborar el Informe de Auditoría: Todas las preguntas cuya respuesta sea calificada por el auditor como no conformidad u oportunidad de mejora se incluyen de forma automática en el informe de la auditoría que genera el sistema.
  • Enviar de manera automática, una vez se apruebe el informe, las no conformidades al responsable del proceso (al cual se le notifica vía correo electrónico) para que elabore el plan de mejoramiento utilizando el Módulo de Acciones de Mejora.
  • Evaluar  Auditores: Cualquier usuario a través del sistema puede postularse como auditor de calidad, almacenando los datos de su hoja de vida, de tal manera que esta información pueda ser consultada por el líder de auditoría para elegir posibles candidatos para la formación de auditores.
  • Enviar de manera automática una notificación una vez culminada la auditoría el responsable de realizar la evaluación del equipo auditor (puede ser el auditor líder o el auditado) para que la diligencie dentro del sistema y alimente la hoja de vida de cada auditor evaluado.

Módulo acciones de mejora

Soporta el registro y seguimiento a los hallazgos por incumplimiento (no conformidades) a las normas y a los planes de mejora como resultados de control al producto no conforme, indicadores, PQR y riesgos, entre otros.

Este módulo permite:

  • Capturar cualquier hallazgo por incumplimiento de algún componente del SGC o identificar cualquier oportunidad de mejora.
  • Categorizar los hallazgos por tipo, fuente donde se detectó, proceso que afecta, así como los responsables de la gestión del plan de acción y su seguimiento.
  • Capturar los hallazgos directamente desde los siguientes módulos: auditoría, producto/servicio no conforme, riesgos, indicadores, PQRs. Esta información será enviada de manera automática al módulo de acciones de mejora.
  • Enviar de manera automática notificación vía correo electrónico al responsable del proceso informándole sobre hallazgo reportado y el plazo establecido para diseñar el plan de mejora (este plazo es controlado por el sistema).
  • Documentar por parte del responsable del proceso el análisis de causas (puede definir la metodología de análisis que va a utilizar) y definir el plan de acción para atacar estas causas.
  • Crear cada actividad del plan de mejora la cual debe al menos contener, nombre de la actividad o tarea a realizar, responsable de ejecución, fecha de inicio y de finalización de la tarea y entregable esperado.
  • Enviar el plan de mejora a aprobación (por parte de un usuario predefinido), para que se realice una verificación y de requerirse se incluyan comentarios relacionados con la conveniencia o no del plan.
  • Enviar notificaciones de manera automática (una vez validado el plan) a cada uno de los responsables de las tareas del plan, indicándoles las tareas que deben realizar y la fecha de cumplimiento (incluye información adicional como el producto esperado).
  • Ingresar a cada uno de los responsables de las tareas el avance de su ejecución (en porcentaje) con la posibilidad de ingresar comentarios y/o archivos adjuntos que sirvan como documentación soporte.
  • Presentar de manera gráfica el avance de cada una de las tareas del plan de mejora y generar un indicador consolidado del avance del plan con base en el nivel de avance de cada una de las tareas.
  • Generar las siguientes alarmas:
    1. Si la fecha de ejecución de la tarea se haya cumplido y el avance de la misma sea menor al 100%.
    2. Cuando todas las tareas se hayan cumplido al 100%.
  • Realizar la evaluación para el cierre parcial o definitivo de la no conformidad por parte del usuario responsable que se haya definido.
  • Agregar más tareas al plan en el momento que se requieran.
  • Iniciar el flujo de actualización de un documento como resultado de un plan de mejora (se articula con el Módulo de Documentos).
  • Generar reportes tales como, número de conformidades abiertas, cerradas, abiertas dentro del tiempo de ejecución, abiertas fuera del tiempo de ejecución, cerradas a dentro del tiempo definido, cerradas pero fuera del tiempo definido, no conformidades por proceso, por fuente de detección (todos los reportes pueden ser exportables a un formato de hoja de cálculo).

Módulo producto no conforme

Soporta el seguimiento de los productos o servicios no conformes generados, de tal forma que, a través del análisis de las estadísticas presentado por el módulo, se tomen las acciones de mejora requeridas.

Este módulo permite:

  • Registrar los productos o servicios que la organización genera y sus requisitos.
  • Capturar el producto o servicio no conforme por parte de cualquier usuario registrando como mínimo la siguiente clasificación: Proceso al que pertenece el producto o servicio seleccionado, descripción detallada del problema identificado, requisito(s) del producto que está incumpliendo (lista desplegable), el tratamiento que se le dio y el responsable de efectuar ese tratamiento.
  • Enviar notificaciones de manera automática vía correo electrónico al responsable del producto o servicio informándole sobre la detección de un producto o servicio no conforme. 025
  • Enviar de manera automática al módulo de acciones de mejora el reporte de producto o servicio no conforme con el fin de generar un plan de mejoramiento.
  • Generar estadísticas y reportes con base en la información capturada tal como productos/servicios no conformes generados por proceso dentro de un periodo de tiempo, características que se incumplen en los productos o servicios detectados, entre otros.

Módulo riesgos y controles

Soporta la  identificación de riesgos asociados a cada uno de los procesos de la entidad, la valoración de los mismos y el registro de los planes de acción para la mitigación de los mismos (genera la Matriz y el Mapa de Riesgos).

Este módulo permite:

  • Capturar los riesgos que ha detectado cada líder de proceso (Nombre, descripción, tipo, causas y efectos) y hacer la calificación de la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto del mismo antes de aplicar los controles existentes.
  • Registrar uno o varios controles para cada uno de los riesgos identificados (controles que actualmente se apliquen). Cada control puede incluir entre otros: usuario responsable de la aplicación, frecuencia con que se aplica, documentación relacionada con el control, tipo de control.
  • Calcular de forma automática la calificación del riesgo residual con base en la calificación del riesgo antes de aplicar los controles y la calificación de los controles.
  • Enviar la información del riesgo registrado al módulo de acciones de mejora con el fin de que el líder del proceso diseñe y ejecute un plan de acción encaminado a disminuir la probabilidad de que el riesgo se materialice o el nivel de impacto (plan de mitigación de riesgos).
  • Aprobar por parte de un usuario la matriz consolidada de riesgos y generar una nueva versión de la misma, de tal forma que cualquier actualización deba ser aprobada por el comité y una vez aprobada el sistema genera una nueva versión y conserva los históricos.
  • Crear de manera automática el mapa de riesgos consolidado y por procesos.
  • Generar reportes tales como: Matriz general de riesgos, matriz por proceso, matriz por criticidad de riesgos, mapa de procesos. Todos los reportes pueden exportarse a formato de hoja de cálculo.

Módulo evaluación de proveedores

Permite evaluar el desempeño de los proveedores con base en el resultado de cada contrato ejecutado, el cual debe ser calificado por los supervisores asignados.

Este módulo permite:

  • Crear o alimentar a través de archivos planos una base de proveedores. Se pueden incluir datos básicos como nombre del proveedor, teléfono, ciudad, dirección, tipo de servicio ofrecido por el proveedor, entre otros; obteniendo una base de datos de proveedores unificada.
  • Cargar la información básica de los contratos que se firmen con los proveedores, tal como objeto del contrato, fecha inicio, fecha fin, valor, nombre del supervisor y asociarlo a un proveedor.
  • Enviar una notificación de manera automática al supervisor del contrato, informándole que debe diligenciar dentro del módulo la evaluación del proveedor que ejecutó el contrato.
  • Realizar por lo menos una evaluación de cada contrato de contrato de acuerdo con las variables definidas por la organización.
  • Generar de manera automática una calificación global del desempeño de los proveedores con base en el promedio de las calificaciones de los contratos que se han evaluado. Este reporte se puede exportar a formato de hoja de cálculo.
  • Generar diferentes tipos de reportes: por proveedor, por tipo de servicio, por ciudad, por calificación en la evaluación, entre otros.

Módulo PQRS – Quejas, Reclamos, Sugerencias

Soporta la administración de las quejas, reclamos, peticiones y sugerencias, garantizando trazabilidad y ayudando en el cumplimiento de términos.

Este módulo permite:

  • Capturar las incidencias (PQRs) a través de un formulario Web o a través de cualquier otro medio (comunicación escrita, correo electrónico, llamada, – estas deben ser transcritas al formulario de captura).
  • Configurar por parte del administrador del módulo el formulario de captura de la incidencia, con los campos necesarios de acuerdo a la información que se requiera conocer del cliente. (Ej: Nombre, identificación, ciudad, año de nacimiento, etc.).
  • Crear por parte del administrador del módulo las variables que requiera para lograr que el cliente clasifique su queja, reclamo, sugerencia o solicitud de la manera más adecuada, y que permita su clasificación ej.: ciudad donde se origina el contacto, sucursal, nombre del producto o servicio, etc.
  • Asignar por parte del administrador para cada producto o servicio o variable parametrizada, un usuario interno quien será el responsable de dar respuesta a las PQRs que estén relacionadas con ese producto, servicio o variable.
  • Asignar por parte del administrador los tiempos de respuesta permitidos para cada uno de los productos, servicios o tipo de contacto parametrizados (ej.: queja, derecho de petición, sugerencia, solicitud, etc.) bajo un esquema de semáforos (tres rangos de tiempo que indicaran si la alarma para cada contacto está en verde, amarillo o rojo).
  • Asignar y presentar al cliente de manera automática un número único de radicación una vez se ingrese la PQR dentro del sistema.
  • Presentar al cliente un mensaje donde se le indique la fecha límite para recibir la respuesta y el nombre de la persona que le va a dar la respuesta. Esta información puede ser enviada a través de correo electrónico.
  • Almacenar en base de datos la información del todos los clientes que han registrado alguna PQR dentro del sistema y esta puede ser consultada por los usuarios del sistema.
  • Enviar una notificación vía correo electrónico al usuario responsable de dar respuesta a la PQR una vez esta sea registrada en el sistema.
  • Generar alarmas a los usuarios responsables de dar respuesta a las PQRs que le han sido asignadas si estas van a cumplir el tiempo establecido para darles respuestas y aún no han sido respondidas.
  • Permite al usuario dar respuesta directamente al cliente (por un correo electrónico enviado a través del sistema) o re-direccionar la PQR a otro usuario interno para que dé respuesta.
  • Generar reporte que incluye todas las incidencias que han sido registradas por el cliente a través del sistema y presentar el estado de cada una.
  • Almacenar la trazabilidad de la PQRS desde que se ingresa al sistema hasta que se le da una respuesta final.
  • Generar reportes tales como: Número de PQRs abiertas que están dentro del tiempo establecido para dar respuesta, número de PQRS abiertas y están por fuera del tiempo establecido para dar respuesta, número de PQRS por cada producto o servicio parametrizado, presentar todas las PQRs que hayan sido registradas por un cliente en un periodo de tiempo dado, ente otros. Estos reportes pueden ser exportables a formato de hoja de cálculo.
  • Generar una acción de mejora con base en la información capturada en una PQR (puede integrarse con el módulo de acciones de mejora y registrar la información de manera automática en ese módulo).

Módulo encuestas

Soporta la creación, publicación, diligenciamiento y tabulación de encuestas a través de Intranet o Internet, permitiendo la elaboración de un informe de resultados y la exportación de la información capturada en las encuestas a un formato de hoja electrónica, para análisis más específicos.

Este módulo permite:

  • Crear encuestas dentro del sistema para ser enviada a los clientes vía correo electrónico y que ellos a través de un vínculo puedan responderla a través de la WEB.
  • Crear encuestas con preguntas de respuestas cerradas (donde se puedan seleccionar una o varias respuestas), o respuestas abiertas (cuadros para capturar textos).
  • Seleccionar de una base de datos de clientes o contactos, aquellos a los que les será enviada la encuesta (utilizando filtros). Esta base de usuarios puede contener los usuarios que se han registrado desde el módulo de PQRs y puede ser complementada a través de información de otros clientes almacenada en archivos planos.
  • Enviar las encuestas a los clientes vía correo electrónico con la posibilidad de incluir un mensaje para el cliente en donde se indique el objetivo de la encuesta y un vínculo desde el cual se presentará la encuesta a ser diligenciada.
  • Tabular de manera automática y en línea las repuestas diligenciadas por el encuestado y presentar los resultados de cada pregunta de forma gráfica (aplica para las preguntas con respuestas cerradas).
  • Identificar las respuestas dadas por un usuario específico y exportarlas a un formato de hoja de cálculo.
  • Presentar mediciones que permita determinar a cuantos clientes les fue enviada la encuesta, cuáles clientes recibieron el correo de envío exitosamente y cuantos clientes respondieron la encuesta.
  • Publicar la encuesta de forma abierta a través de un vínculo web sin necesidad de enviarla por correo electrónico (la encuesta puede ser diligenciada por cualquier usuario que tenga acceso a la página Web).
  • Adjuntar una vez finalizada la encuesta información adicional en forma de texto o archivos adjuntos, como por ejemplo, la ficha técnica de las encuestas, el análisis final de los resultados y las conclusiones, etc.
  • Almacenar las encuestas históricas y tener opciones de búsqueda sobre las mismas.
  • Generar una acción de mejora con base en el análisis de una encuesta (puede integrarse con el módulo de acciones de mejora y registrar la información de manera automática en ese módulo).

Módulo revisión por la dirección

Soporta el diligenciamiento del acta de las reuniones de seguimiento del Sistema Integral de Gestión por parte de la Dirección, facilitando la visualización de reportes requeridos para esta actividad, así como el seguimiento a los compromisos adquiridos en las mismas.

Este módulo permite:

  • Crear y divulgar la agenda para la reunión de la revisión por la dirección la cual puede incluir entre otros, los temas a tratar (puede tener unos temas parametrizados que son los que usualmente se tratan en esta reunión) y las personas que pueden asistir.
  • Crear el acta donde se registren las conclusiones y los compromisos de cada uno de los temas tratados, así como generar reportes de cada uno de los módulos del sistema que sirvan de apoyo para hacer la revisión a los puntos agendados.
  • Asignar tareas dentro del acta, las cuales deben contener como mínimo: nombre de la tarea, responsable de la ejecución de la terea, fecha esperada de entrega, entregable esperado.
  • Enviar notificaciones a los usuarios que asistieron a la reunión para que aprueben o den sus comentarios del acta.
  • Enviar notificaciones a los usuarios responsables de ejecutar las tareas, una vez sea grabada el acta, informándoles sobre la asignación de las mismas.
  • Reportar en el módulo por parte del responsable de la tarea, el avance de ejecución de la misma, con la posibilidad de adjuntar como evidencia archivos o texto.
  • Visualizar por parte del dueño o responsable del acta, el avance de todas las tareas asignadas y registradas dentro de la misma.
  • Generar reportes que incluyan las tareas asignadas por usuarios, tareas no finalizadas pero están dentro del periodo de tiempo establecido, tareas no finalizadas que están fuera del tiempo establecido, entre otros.
  • Almacenar el histórico de todas las actas.

Módulo evaluación de competencias

Soporta el proceso de evaluación de competencias de los funcionarios, desde la concertación de objetivos hasta la evaluación de los mismos. Incluye la administración de las hojas de vida y la elaboración y seguimiento del plan de capacitación.

Este módulo permite:

  • Capturar la información de las hojas de vida directamente por el usuario o por el administrador del sistema y permitir su consulta por diferentes criterios.
  • Registrar por parte del administrador los perfiles de cargos de la organización, con las habilidades y competencias requeridas para cada cargo.
  • Asociar  cada usuario del sistema al perfil al que pertenece.
  • Definir por parte del jefe inmediato o por quien se defina (evaluador), los objetivos pactados con el los cuales van a ser evaluados.
  • Realizar las evaluaciones de un grupo de colaboradores, definir al inicio del periodo a evaluar los objetivos acordados con cada uno de los evaluados.
  • El sistema puede reportar el listado de los indicadores sobre los cuales es responsable el usuario a evaluar y presentar el nivel de logro de los mismos (generado desde el módulo Indicadores-BSC), el cual será una variable a utilizar en la evaluación.
  • El sistema permite realizar la evaluación de cada colaborador con base en las habilidades y competencias de cada colaborador junto los objetivos acordados al inicio del periodo a evaluar.
  • El sistema permite generar reportes para establecer cuáles son las habilidades y competencias que han obtenido una menor calificación, información que servirá de insumo para elaborar el plan de capacitación.
  • El sistema permite elaborar el plan de capacitación, el cual puede incluir como mínimo, las fechas tentativas de ejecución de la capacitación, el tema a tratar, las habilidades y competencias que se pueden fortalecer con la capacitación y los colaboradores que pueden asistir. Esta información se debe generar con base en los reportes de este mismo módulo.
  • El sistema permite realizar seguimiento al plan de capacitación, permitiendo adjuntar evidencias para cada evento de capacitación realizado.
  • El sistema permite agregar a la hoja de vida de los usuarios que asistieron a capacitación la información de los cursos a los cuales asistieron.

Módulo calibración y control de equipos

Soporte el control del inventario y del mantenimiento de los equipos de la Entidad.

Este módulo permite:

  • Crear la plantilla que permita la captura de la información de cada uno de los equipos o los activos que se deseen incluir en el inventario, como por ejemplo:
    • Código de referencia en el inventario.
    • Nombre del equipo.
    • Descripción del equipo.
    • Fotografía del equipo.
    • Fecha de adquisición.
  • Crear un plan de mantenimiento el cual incluye fecha y tipo de mantenimiento programado y usuario responsable de realizar el mantenimiento.
  • Enviar vía correo electrónico con mensajes recordatorios a los usuarios responsables de realizar un mantenimiento, en el momento que se aproxime la fecha programada para esto.
  • Registrar la evidencia de ejecución del mantenimiento programado en el plan (preventivo).
  • Registrar los mantenimientos correctivos que se aplican a los equipos y/o activos registrados.
  • Generar reportes y búsquedas sobre los equipos o activos registrados para evidenciar su estado y nivel de mantenimiento.

Módulo actas – seguimiento tareas

Soporta la elaboración de actas de reunión y permite asignar tareas y hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por los usuarios.

Este módulo permite:

  • Parametrizar los diferentes tipos de comités o cualquier tipo de clasificación de tal manera que permita que las actas que se creen se asocien a algún tipo de clasificación.
  • Crear dentro del acta la agenda para cualquier tipo de reunión, la cual puede incluir entre otros, los temas a tratar y las personas que pueden asistir, el lugar de reunión.
  • Crear dentro del acta las conclusiones y los compromisos de cada uno de los temas tratados (tareas).
  • Asignar tareas las cuales pueden contener como mínimo: nombre de la tarea, responsable de la ejecución de la terea, fecha esperada de entrega, entregable esperado.
  • Enviar notificaciones de manera automática, una vez el acta sea grabada, a los responsables de ejecutar las tareas informándoles sobre la asignación de las mismas.
  • Ingresar por parte del responsable de la tarea el reporte el avance de ejecución de la misma, con la posibilidad de adjuntar como evidencia archivos o texto.
  • Visualizar al dueño y/o responsable del acta el avance de las tareas asignadas dentro del acta.
  • Presentar reportes que incluyan tareas asignadas por usuarios, tareas no finalizadas pero están dentro del periodo de tiempo establecido, tareas no finalizadas que están fuera del tiempo establecido, entre otros.
  • Almacenar el histórico de todas las actas para su consulta.

Módulo gestión ambiental

Soporta la administración de la matriz de aspectos e impactos ambientales, de requisitos legales ambientales y el control y seguimiento de programas ambientales

Este módulo permite:

  • Administración de la matriz de aspectos e impactos ambientales relacionados con la operación del negocio de la organización los cuales están articulados con los procesos de la organización. Incluye la evaluación para determinar el nivel de significación de cada uno de los aspectos ambientales.
  • Administración de la matriz de requisitos legales, que incluye la información a nivel de detalle de las normas que impacta de manera ambiental la operación del negocio (entidad que la emite, artículos específicos, fecha de expedición, entre otros).
  • Administración de la matriz de programas ambientales, que permite incorporar actividades y hacer seguimiento a las mismas (incluye nombre de la actividad, fecha de inicio y fin, usuarios responsable, recursos, entre otros).
  • Realizar seguimiento por parte del usuario administrador de las matrices de requisitos legales y programas ambientales.

Módulo seguridad y salud ocupacional

Soporta la administración de la matriz de requisitos legales, matriz de riesgos de seguridad y salud ocupacional y el control y seguimiento de programas S&SO. Además permite el registro de accidentes, incidentes, ausentismos (incapacidades  y permisos) y fichas médicas.

Este módulo permite:

  • Administración de la matriz de requisitos legales, que incluye la información a nivel de detalle de las normas seguridad y salud ocupacional que impacta la operación del negocio (nombre de la norma, organismo emisor, artículos específicos, fecha de expedición, entre otros).
  • Administración de la matriz de riesgos S&SO la cual está asociada a los procesos de la organización, y contiene entre otros, actividad que genera el riesgo, la evaluación del riesgo (nivel de probabilidad y nivel de consecuencia) y las medidas de intervención y de control.
  • Administración de la matriz de programas S&SO, que permite incorporar actividades y hacer seguimiento a las mismas (incluye nombre de la actividad, fecha de inicio y fin, usuarios responsable, recursos, presupuesto, entre otros).
  • Realizar seguimiento por parte del usuario administrador de las matrices de requisitos legales y programas S&SO.
  • Registrar accidentes con la siguiente información: persona a quien le ocurre, fecha, hora, lugar del accidente, las causas que lo originaron, las consecuencias, entre otros.
  • Registrar incidentes con la siguiente información: persona a quien le ocurre, fecha, hora, lugar del incidente, las causas que lo originaron, las consecuencias, entre otros.
  • Registrar ausentismo, lo cual incluye las incapacidades con su información respectiva y los permisos.
  • Registrar la ficha médica de los colaboradores, que incluye los exámenes médicos practicados, diagnóstico, recomendaciones del médico e información de vacunas.

¿QUÉ ES ITS GESTIÓN?

¿POR QUÉ ITS GESTIÓN?

BENEFICIOS

FUNCIONALIDADES