Los elementos básicos para identificar un proceso son los siguientes:

  • Definir un(os) objetivo(s) que reflejen los retos asociados con la ejecución del proceso. Este elemento es fundamental para definir indicadores de efectividad que permitan monitorear el grado de cumplimiento del (los) objetivo(s) y para gestionar los riesgos del proceso.
  • Identificar un límite o alcance puntual: Implica tener un INICIO y un FINAL concretos a nivel de entradas y salidas – servicios o productos. En este aspecto sirve la construcción de un mapa de procesos o de relaciones entre los procesos con el propósito de identificar interfaces entre los procesos mismos y por ende acotar alcances. La identificación del alcance se facilita cuando “nos ponemos en los zapatos de nuestros clientes”.
  • Determina las entradas y salidas (Productos y servicios).
  • Define proveedores y clientes (Internos / Externos).
  • Establecer los subprocesos para facilitar su entendimiento  (no perdernos en el bosque, en especial en procesos transversales). Un proceso complejo puede ser desglosado en máximo cinco (5) subprocesos para lo cual es fundamental garantizar total consistencia a nivel de entradas y salidas, aclarando que pueden existir entradas y salidas de un sub proceso que tienen relación con otros procesos y no necesariamente con sub procesos del proceso bajo análisis.
  • Establecer recursos.
  • Definir con quien y como interactúa (relaciones con destinatarios, proveedores y entre diferentes unidades).
  • Son  medibles / controlados: Se pueden incorporar medidas (indicadores) de valor tales como: tiempo, costo, calidad. En el campo de indicadores debemos tener claras las diferencias entre indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad de tal forma que se evite la construcción de sistemas de indicadores demasiado complejos.
  • Posee un propietario o dueño del proceso.

Los anteriores elementos básicos de un proceso son los que regularmente se capturan por medio de un documento denominado ficha o caracterización del proceso(FDP).