Los beneficios de nuestro software workflow – BPM:
  • Incrementa la productividad y la eficiencia al permitir gestionar de manera mas rápida y consistente procesos manuales, garantizando un mínimo de errores.
  • Disminuye costos al orientar a sus empleados o servidores a través de procedimientos complejos automatizados con ITS Procesos, reduciendo ineficiencias asociadas con trabajos manuales, tiempos muertos, “ping pong-neo” entre áreas o dependencias, haciendo mejor uso de sus equipos de trabajo y de los sistemas de información, disminuyendo de igual forma, los costos de entrenamiento de su personal.
  • Mejora el servicio al cliente o al ciudadano al garantizar una mayor predictibilidad a los niveles o acuerdos de servicios planificados, soportando estrategias de administración de relaciones con clientes – CRM
  • Mejora la comunicación entre áreas o dependencias que participan en la gestión de procesos transversales a la estructura organizacional.
  • Cumplimiento mejorado fortaleciendo el gobierno al interior de su organización, automatizando sus procedimientos (pasar del papel a la acción), incluyendo políticas, autorizaciones y todo soportado en funcionalidades de auditoria inmersas en ITS Procesos.
  • Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización o bien por cuanto han sido definidos internamente o por cuanto existen obligaciones regulatorias. ITS Procesos asegura que sus procesos sean predecibles, repetibles, auditables y gestionados de acuerdo con sus obligaciones de cumplimiento. 

 

  • Mejora tanto la eficiencia como el ciclo de vida de los documentos al reducir la manipulación del papel y el enrutamiento manual.
  • Elimina el soporte en papel, reduciendo costos y riesgos asociados, y optimiza la administración de la documentación asociada con la ejecución de sus procesos en el día a día, mediante la centralización de documentos y formularios digitales (carpetas o expedientes digitales).
  • Contribuye al mejoramiento permanente de los sistemas de gestión certificados bajo estándares ISO 
De igual manera resaltamos los siguientes beneficios operativos:

Parametrización – ejecución:
  • Posee una interfaz sencilla de arrastrar y soltar (Drag and drop) que facilita el modelamiento de cualquier tipo de proceso, permitiendo automatizar cualquier proceso o trámite, facilitando la ejecución de sus procesos de forma mas rápida y precisa con actividades claras y automatizadas.
  • Facilita el ajuste del organigrama, grupos o equipo de trabajo, usuarios, roles, permisos y flujos de trabajo, utilizando herramientas gráficas que no requieren programación
  • Entrega los asuntos o carpeta digitales a las personas correctas, siguiendo el orden de las actividades planificadas de manera inmediata, incrementando la consistencia y la visibilidad al integrar personas con actividades y con la información correcta.
  • Facilita la definición de prioridades de acuerdo con los tiempos de respuesta definidos para las diversas actividades de sus procesos, soportado con funcionalidades de filtrado de asuntos y notificaciones mediante correo electrónico o SMS, en caso que los indicadores de tiempo alcancen niveles críticos (escalamiento de alertas basadas en la estructura organizacional), reduciendo de esta forma, los tiempos de ciclo de sus procesos.

Verificación – control:
  • Permite obtener visibilidad y control sobre sus procesos automatizados en tiempo real (BAM), permitiendo de esta manera, anticiparse a problemas como cuellos de botella, incumplimientos a acuerdos de servicios, bajas o altas cargas de trabajo de su personal y necesidades de capacitación requeridas y no satisfechas que repercuten en altos niveles de re-procesos.
  • Mejora la visibilidad de comienzo a fin al monitorear todos los procesos de negocio o administrativos automatizados, empleados o participantes externos, actividades y datos, mediante el modulo de reportes (BAM) y de auditoria propios del workflow – BPM de ITS Procesos
  • Generación de datos para alimentar indicadores de gestión para sus procesos, los cuales puede visualizar directamente a través del módulo de reportes de ITS Procesos o a través de ITS BSC.
  • Asegura la calidad de la información al poder definir y establecer reportes a través de un módulo especializado, de tal forma que la información para soportar el proceso de toma de decisiones sea entregada de manera periódica, homogénea, confiable y comparable.
  • Facilita la implementar programas de mejoramiento continuo basados en la información estadística e indicadores de gestión de los procesos gestionados con ITS Procesos.

Técnicos:
  • Fácil instalación y puesta a punto, requiriendo muy baja demanda de servicios por parte de su equipo de tecnologías de la información (TI). El workflow de ITS Procesos es fácilmente integrable a la plataforma tecnológica de su organización, disminuyendo los costos asociados.
  • Nuestro workflow se puede integrar con el directorio activo o LDAP de su organización, facilitando la navegación entre sistemas de información que soporta un proceso de negocio o administrativo, sin necesidad de llevar a cabo desarrollos de integración entre dichos sistemas e ITS Procesos; no obstante, se tienen funcionalidades para facilitar el desarrollo de webservices para integrar otros sistemas de información.
 

  • La importancia de la gestión documental en las organizaciones se centra en principios de transparencia, eficiencia administrativa y preservación de la memoria. Cuando una organización se empodera de su gestión de archivos, los procesos fluyen de forma mucho más rápida al contar con la información que requieren para atender solicitudes y tomar decisiones de forma inmediata. En algunos casos a un clic de distancia.
  • La Gestión Documental, es la entrada o mejor pre-requisito a un sistema de gestión del conocimiento. Una organización que tiene su historia organizada, aprende fácilmente de su gestión pasada.

  • Cuando una organización establece procesos de Gestión Documental, se vuelve más transparente, abierta al usuario, a los requerimientos de entidades vigilantes. Todos los documentos que evidencian una eficiente gestión, estarán disponibles y administrados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
  • La gestión documental es un requisito legal en muchos Estados. Pero más que eso es la oportunidad de contar con una organización transparente, eficiente, que cumple con la normativa y lo más importante, que propende por el cuidado de la memoria de la sociedad.

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